Surveillance merupakan kegiatan audit pengawasan berkala yang dilakukan setelah organisasi memperoleh sertifikasi ISO. Kegiatan ini bertujuan untuk memastikan sistem manajemen organisasi tetap diterapkan secara efektif, dipelihara, dan terus memenuhi persyaratan standar ISO serta ketentuan sertifikasi yang berlaku.

Tujuan Surveillance

Surveillance dilakukan untuk:

• Memastikan sistem manajemen tetap diterapkan dan dipelihara secara konsisten.
• Mengevaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen.
• Memastikan organisasi tetap memenuhi persyaratan standar ISO yang disertifikasi.
• Meninjau tindak lanjut terhadap temuan atau ketidaksesuaian dari audit sebelumnya.
• Memastikan perubahan yang terjadi dalam organisasi telah dikelola sesuai persyaratan.
• Menjaga keberlanjutan dan validitas sertifikasi organisasi.

Tahapan Surveillance

1. Perencanaan Surveillance

GMSCert melakukan perencanaan audit surveillance sesuai dengan siklus sertifikasi yang telah ditetapkan.

Perencanaan mencakup:

• Penentuan jadwal audit.
• Penetapan tim auditor yang kompeten dan tidak memihak.
• Penentuan ruang lingkup dan tujuan audit.
• Penyusunan rencana audit.
• Koordinasi pelaksanaan audit dengan organisasi.

2. Pelaksanaan Audit Surveillance

Audit surveillance dilakukan untuk mengevaluasi penerapan sistem manajemen organisasi.

Kegiatan audit dapat meliputi:

• Pemeriksaan dokumentasi dan informasi terdokumentasi.
• Wawancara dengan personel terkait.
• Observasi terhadap proses dan aktivitas organisasi.
• Pemeriksaan bukti penerapan sistem manajemen.
• Evaluasi pencapaian sasaran dan kinerja sistem manajemen.
• Pemeriksaan tindak lanjut hasil audit sebelumnya.
• Evaluasi penanganan keluhan dan ketidaksesuaian.
• Peninjauan perubahan yang dapat memengaruhi sistem manajemen.

3. Identifikasi Temuan Audit

Apabila ditemukan ketidaksesuaian atau temuan selama surveillance, auditor akan mendokumentasikan hasil tersebut dalam laporan audit.

Organisasi diberikan kesempatan untuk melakukan tindakan koreksi dan perbaikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

4. Evaluasi Tindakan Koreksi

GMSCert melakukan evaluasi terhadap tindakan koreksi yang diberikan organisasi untuk memastikan ketidaksesuaian telah ditangani secara tepat dan efektif.

Apabila diperlukan, bukti penyelesaian dapat ditinjau kembali atau dilakukan verifikasi sesuai dengan tingkat dan sifat ketidaksesuaian.

5. Laporan Hasil Surveillance

Setelah audit selesai, auditor menyusun laporan hasil surveillance yang memuat:

• Ruang lingkup audit.
• Kegiatan audit yang telah dilakukan.
• Hasil evaluasi penerapan sistem manajemen.
• Temuan dan ketidaksesuaian apabila ada.
• Kesimpulan audit.
• Rekomendasi tindak lanjut.

6. Tinjauan dan Keputusan Sertifikasi

Hasil surveillance ditinjau sesuai dengan proses sertifikasi GMSCert untuk menentukan apakah sertifikasi dapat tetap dipertahankan.

Berdasarkan hasil evaluasi, status sertifikasi dapat dipertahankan, ditindaklanjuti, atau dikenakan tindakan sesuai dengan ketentuan sertifikasi apabila ditemukan kondisi yang memengaruhi pemenuhan persyaratan.

Hasil Surveillance

Hasil surveillance dapat menunjukkan bahwa organisasi:

Memenuhi Persyaratan
Sistem manajemen telah diterapkan dan dipelihara sesuai persyaratan yang berlaku sehingga status sertifikasi dapat dipertahankan.

Memerlukan Tindakan Koreksi
Ditemukan ketidaksesuaian yang memerlukan tindakan koreksi dan tindak lanjut dari organisasi.

Memerlukan Tindakan terhadap Status Sertifikasi
Apabila terdapat kondisi yang berdampak terhadap pemenuhan persyaratan sertifikasi dan tidak diselesaikan sesuai ketentuan, GMSCert dapat mengambil tindakan terhadap status sertifikasi sesuai prosedur yang berlaku.

Komitmen GMSCert

GMSCert berkomitmen melaksanakan surveillance secara objektif, kompeten, konsisten, dan tidak memihak untuk memastikan bahwa sertifikasi tetap mencerminkan pemenuhan persyaratan standar ISO oleh organisasi.

Surveillance bukan hanya merupakan pemeriksaan berkala, tetapi juga bagian dari proses untuk memastikan sistem manajemen terus diterapkan, dipelihara, dan dikembangkan secara berkelanjutan.